Dinsdag 26 oktober 2004

Het aantal begrotingsonderwerpen dat de commissie Bestuur deze dag behandelt, is groot. Om er maar een uit te pikken: de afhandeling van brieven. In 2003 werden er op het stadhuis 26.117 brieven ingeboekt. Dat lijkt heel veel en is het ook. Ga je echter uit van ruim 800 ambtenaren die op het stadhuis werken, dan zijn dat 32 brieven per ambtenaar, nog niet één per week. Deze berekening is natuurlijk een karikatuur, want lang niet iedereen die op het stadhuis werkt buigt zich over de ingekomen brieven. Je kunt op deze getallen allerlei berekeningen loslaten: indien eenderde van de ambtenaren bij de afhandeling van een brief is betrokken, dan moeten die per week elk twee brieven behandelen. Cijfers, al zijn ze nog zo groot, zijn dus relatief, helemaal indien je er van uitgaat dat een groot aantal brieven standaardkwesties betreffen.

Van al die brieven is 13 procent te laat of helemaal niet afgehandeld. Hierbij gaat het dus om ongeveer 3.400 brieven die te laat of helemaal niet zijn behandeld. Gemiddeld zit dus een op de tien gezinnen in onze stad op een antwoord van de gemeente te wachten. Ook deze constatering is een karikatuur, maar dit spelen met getallen geeft toch wel een indicatie van de kwaliteit van de briefafhandeling in onze gemeente.

Om door te gaan met het aantal van 26.117 brieven: je mag er van uitgaan dat het grootste deel van deze brieven standaardbrieven zijn, zoals vergunningaanvragen, verzoeken om vrijstelling, antwoorden op vragen vanuit het gemeentehuis en noem maar op. Onder de 3.400 brieven die niet of te laat zijn beantwoord, zijn de brieven met specifieke problemen, klachten en dergelijke oververtegenwoordigd. Het aantal van 13 procent mag je wat dat betreft best verontrustend noemen. Dit percentage is overigens iets hoger dan het jaar daarvoor, toen er ook nog eens bijna 1.400 brieven meer binnenkwamen.

Tegen deze achtergrond is het niet verbazingwekkend wanneer je als raadslid regelmatig met klachten van stadgenoten wordt geconfronteerd. Wat in het algemeen wel functioneert, is de ontvangstbevestiging. In de meeste gevallen ontvangen briefschrijvers een keurige bevestiging dat hun brief is ontvangen en onder welk nummer de brief is geregistreerd. In heel veel gevallen is zelfs de behandelende ambtenaar genoemd. Belangrijker voor een briefschrijver is echter dat hij of zij een serieus antwoord krijgt. Bij voorbaat schriftelijk, want de stadgenoot die de moeite heeft genomen in de pen te kruipen, wil het antwoord graag op papier hebben, al is het maar als genoegdoening.