Maandag 29 november 2004

Het gemeentehuis staat over enkele jaren weer op zijn kop. Niet door de verkiezingen, maar door een ingrijpende verhuizing van de gemeentelijke diensten. Dat is in elk geval de conclusie die is te trekken uit een besluit van B en W dat onlangs werd genomen.

In het besluit krijgt een van de directeur DIA (interne dienst) opdracht om de huisvesting van gemeentelijke diensten in en rondom het stadhuis op de langere termijn te verkennen. Interessant daarbij is dat de afdeling Sociale Zekerheid gelijktijdig toestemming krijgt om een subsidie aan te vragen bij het ministerie SZW voor het openen van een zogenaamd suwi-bedrijfsverzamelgebouw. Binnen zo’n gebouw kunnen verschillende diensten en instanties die te maken hebben met sociale uitkeringen, werk en inkomen een loket inrichten. Het bedrijfsverzamelgebouw moet komen op de plaats van de voormalige poli aan het Helleplein, dat nu nog in beslag wordt genomen door een aantal gemeentelijke afdelingen. ‘Op de plek van,’ schrijft het college, waaruit niet is op te maken of het poligebouw wordt gesloopt of verbouwd.

Naast gemeentelijke afdelingen krijgen ook de UWV (bedrijfsverenigingen) en het CWI (arbeidsbureau) een loket in het bedrijfsverzamelgebouw. Dat een aantal ‘sociale loketten’ in één gebouw worden ondergebracht, kan een positieve ontwikkeling zijn. Alle frontoffices onder één dak lijkt klantvriendelijk, hoewel de meeste klanten van slechts voor één van de instanties op bezoek komt. Bij een bureaucratie moet je je overigens afvragen of het inrichten van een frontoffice ook leidt tot een beperking van de backoffice. Vaak is dat niet het geval en leidt zo’n herschikking alleen maar tot nog meer ambtenaren.

Vast staat dat de herbestemming van het poligebouw voor de sociale functies een volksverhuizing onder de gemeentelijke afdelingen teweeg brengt. Zulke processen bezie ik altijd met enige reserve. Binnen elke grote organisatie zie je dat managers zich vooral bezighouden met reorganisaties. Is een reorganisatie afgerond, dan begint de voorbereiding voor een volgende ingreep in de organisatie. Een voorbeeld zien we dus in het stadhuis, waar de sociale dienst vorige maand feestelijk zijn nieuwe, verbouwde publieksruimte in gebruik heeft genomen en meteen daarna er dus wordt gewerkt aan weer een verhuizing van deze afdeling naar het poligebouw.

Managers leven van dit soort reorganisaties en verschuivingen. De directeur DIA zal ongetwijfeld een werkgroep in het leven roepen die gaat inventariseren, analyseren, heroverwegen en op zoek gaat naar nog niet bestaande problemen. Nadat elkaar opvolgende rapporten uitvoerig door, per afdeling georganiseerde, subgroepen zijn besproken en aangepast, gaat over enkele jaren een grote verhuisbeweging van start. De begeleidingscommissie hiervoor zal worden ondersteund subcommissies die zich gaan bezighouden met de inrichting, de aansluitingen van apparatuur, de logistieke zaken, de informatie van het stadhuispersoneel, de aanbesteding en noem maar op. Uiteraard moeten de verschillende vertegenwoordigende personeelsorganen ook hun zegje doen en hierover terugkoppelen op de achterban. Kort en goed: binnen een ambtelijke organisatie weet men wel hoe men elkaar bezig moet houden!

Het besluit van B en W heeft nauwelijks enige aandacht gekregen binnen de gemeenteraad. Die wordt pas ingeschakeld als er weer een paar miljoen extra in de begroting moet worden opgenomen ten behoeve van wijzigingen in de bedrijfsvoering. Tegen die tijd is er geen weg terug. Eigenlijk is een ingrijpende verhuizingoperatie, waarvoor deze maand het principebesluit is genomen, alleen maar nuttig als die gepaard gaat met inkrimping van werkruimte, liefst wegens terugloop in het personeelsbestand. Maar voorlopig ziet het daar niet naar uit!